Resumen
En este artículo, aprenderás cómo enviar automáticamente notificaciones diarias de órdenes de trabajo a tu equipo personalizando las plantillas de SMS o correo electrónico.
Acceder a la página de Notificaciones por Correo Electrónico y SMS
Desde el panel principal, haz clic en el ícono de engranaje en la esquina inferior izquierda para acceder a la página de Configuración.
Desde allí, ve a la sección de Comunicaciones y selecciona la página de Notificaciones de correo electrónico y Mensajes de Texto.
Configuración de la plantilla de correo electrónico para órdenes de trabajo
Una vez en la página, desplázate hasta la fila de Órdenes de trabajo en la sección de Gestión de Personal.
Selecciona la opción de correo electrónico de órdenes de trabajo para comenzar a configurar la plantilla. En estos pasos, se te guiará a través de la plantilla de correo electrónico de órdenes de trabajo.
Estas son las opciones que verás para la plantilla de correo electrónico de órdenes de trabajo:
Cuándo enviar:
Selecciona con qué frecuencia y a qué hora se deben enviar los correos electrónicos de órdenes de trabajo a los limpiadores. Puedes elegir desde "Nunca" hasta opciones diarias, así como la hora del día en que se enviará el correo electrónico.
Contenido del correo electrónico:
1. Para / De:
Muestra la dirección del remitente y el destinatario. El destinatario será el correo electrónico del limpiador asignado. Asegúrate de que la dirección del remitente esté verificada.
2. Tema:
Campo para personalizar el asunto del correo. Puedes usar variables dinámicas como el nombre de la empresa o la fecha del servicio.
3. Cuerpo del mensaje:
Editor de texto donde puedes personalizar el contenido del correo que recibirán los limpiadores. Puedes incluir variables dinámicas como nombre del cliente, dirección del servicio, código de alarma, etc.
4. Añadir una variable:
Haz clic para insertar datos dinámicos que se completan automáticamente con la información del cliente o la cita.
5. Restablecer plantilla:
Haz clic en este botón para restaurar la versión original del mensaje si necesitas comenzar desde cero.
6. Agregar archivos adjuntos:
Opción para incluir archivos relevantes al mensaje, como instrucciones adicionales o formularios.
7. Vista previa:
Puedes hacer clic en Previsualización para ver cómo se verá el correo antes de enviarlo.
No olvides hacer clic en Guardar.
Configuración de la plantilla de SMS para órdenes de trabajo
Una vez en la página, desplázate hasta la fila de Órdenes de trabajo en la sección de Gestión de Personal.
Selecciona la opción de correo electrónico o SMS de órdenes de trabajo para comenzar a configurar la plantilla. En estos pasos, se te guiará a través de la plantilla de SMS de órdenes de trabajo.
Estas son las opciones que verás para la plantilla de SMS de órdenes de trabajo
Cuándo enviar:
Hora del día en que se debe enviar el mensaje de texto de la orden de trabajo:
Puedes elegir la hora a la que deseas que se envíe el SMS cada día. Solo tienes que seleccionar una hora del menú desplegable que funcione para tu equipo.
¿Enviar por texto los horarios diarios a los limpiadores el día anterior (por la tarde)?
Puedes marcar esta casilla si quieres que los limpiadores reciban su horario el día anterior en lugar del mismo día. Es una opción útil si tu equipo prefiere prepararse con anticipación.
Cuerpo del mensaje:
1. Campo de texto para ingresar o editar el cuerpo del mensaje SMS:
Puedes personalizar el mensaje que recibirán tus limpiadores.
2. Agregar una variable:
Puedes hacer clic en este enlace para insertar detalles dinámicos, como nombres de clientes o horarios de citas, automáticamente en el mensaje.
3. Restablecer plantilla:
Puedes usar este botón para restaurar el mensaje predeterminado original si deseas comenzar de nuevo.
4. Vista previa:
Puedes hacer clic en Vista previa para ver cómo se verá el mensaje antes de que se envíe.
No olvides hacer clic en Guardar.
Más información y ayuda para resolver problemas
Los mensajes SMS tienen un límite de 156 caracteres. Si superas este límite, el mensaje será cortado y no se enviará completo.
Cuando hayas configurado tus notificaciones por correo electrónico y SMS de órdenes de trabajo, el estado “No enviado” cambiará a “Enviado automáticamente 1 día antes.”
Palabras clave:
Orden de trabajo, automatización de horario diario, notificaciones SMS, notificaciones por correo electrónico, enviar horarios a limpiadores, automatizar órdenes de trabajo, recordatorios de horario, gestión de personal, personalización de plantillas, vista previa de mensajes, configuración de comunicaciones, cómo enviar órdenes de trabajo, momento del envío de notificaciones, preparación de horario, notificaciones a limpiadores, ajustes de correo y SMS, actualizaciones automáticas al equipo