Resumen
Este artículo te guía en la creación, edición, envío y seguimiento de facturas y recibos para tus citas usando ZenMaid.
Importante
No puedes verificar el estado de apertura de una factura desde la sección de Facturas de la Cita ni en la pestaña de Correos/Texto de Hoy.
No puedes comprobar el estado de apertura de una factura desde la sección de Facturas de la Cita ni dentro de los Correos/Texto de Hoy. Sin embargo, puedes seguir los pasos en la sección “Verificar si una Factura Ha Sido Abierta” para ver si se abrió.
No existe la opción de envío masivo ni de exportación. La mejor alternativa es:
Abrir cada factura del rango de fechas deseado.
Descarga o imprime el PDF.
Adjuntar todos los PDFs en un solo correo.
Enviar al cliente.
Opcional: Nombra los archivos como
Factura-#####-YYYY.pdfpara mayor claridad.
Creación de una Factura
En el menú lateral izquierdo, busca el ícono de Programación para abrir tu calendario. Para elegir tu vista preferida, pasa el mouse sobre el ícono y selecciona la opción que más te guste.
Tienes dos opciones para generar la factura
1: Botón Acciones
1. Encuentra la cita que deseas facturar en tu calendario y haz clic en ella.
2. En la esquina superior derecha de la ventana emergente, haz clic en Acciones, luego en Crear Factura…
2: Sección de Facturación
En la misma ventana emergente de la cita, desplázate hacia abajo hasta la sección de facturación, donde tendrás dos opciones para crear la factura:
1. Botón Acciones de facturación > Crear Factura
2. Botón Enviar una factura y recompensar a tus limpiadores con propinas
Edición de una Factura Antes de Enviarla o Imprimirla
Si ya iniciaste sesión en ZenMaid, puedes acceder a tu página de Configuración de Facturación aquí:
La factura incluye secciones personalizables, como:
1. Número de factura: se genera automáticamente según la cantidad de facturas creadas anteriormente. Si lo cambias manualmente, la siguiente factura continuará desde ese nuevo número, incrementando de uno en uno.
2. Fecha de emisión: por defecto es la fecha en que se crea la factura. Puedes cambiarla manualmente en la factura antes de enviarla.
3. Fecha de vencimiento: se determina según la configuración en tu página de Facturación. El número de días para el vencimiento seguirá las reglas que hayas definido allí.
4. Descripción: se listan los servicios facturados junto con su precio y cantidad.
Si haces clic en el ícono de lápiz, se abrirá la ventana Editar elementos de servicio, donde puedes:
Elegir entre Monto Personalizado o Automático
Modificar la descripción del servicio
Ajustar la cantidad y el precio
Agregar un nuevo elemento (servicio adicional)
Eliminar un servicio usando el ícono de la papelera
Ver el Total actualizado en la parte inferior
Cuando termines, haz clic en Actualizar para guardar los cambios en la factura.
5. Notas: te permiten añadir información específica de la factura. Por ejemplo, si la dirección del servicio es diferente a la de facturación del cliente (la cual se extrae automáticamente del perfil y no puede editarse en la factura), puedes usar la variable {{appointment.address}}. Esto insertará automáticamente la dirección real donde se realizó el servicio.
Una vez que termines de editar la factura, haz clic en Crear factura y aparecerá una nueva ventana emergente.
Envío o Impresión de una Factura
Puedes elegir enviarla por correo electrónico, SMS, o imprimirla si prefieres.
1. Enviar la factura: se hace vía correo electrónico a la dirección que aparece en el perfil; también puedes añadir un CC* o un BCC**, o enviarla por SMS (solo si el cliente tiene un número registrado).
2. Imprimir la factura: te permite guardarla como documento PDF para compartirla fuera de ZenMaid o tener una copia física.
Cuando todo esté listo, haz clic en Enviar. Una notificación en la parte inferior confirmará el envío.
Nota adicional:
CC (Copia al Carbón): envía el mismo correo a la dirección listada y todos los involucrados pueden ver las direcciones en copia.
BCC (Copia Oculta al Carbón): envía el correo manteniendo privada la dirección de los involucrados.
Seguimiento de una Factura
Puedes rastrear una factura de varias maneras:
Desde la página de Contactos
Si recuerdas el nombre del cliente al que facturaste, ve a la página de Todos los Contactos.
Localiza al cliente con la barra de búsqueda o recorriendo la lista.
Haz clic en el nombre del cliente y desplázate hasta la sección de Facturas.
Allí verás las facturas generadas para ese cliente específico.
Desde la página de Todas las Facturas
Para ver todas tus facturas en un solo lugar, o si no recuerdas el nombre del cliente, ve a la página de Todas las Facturas.
En la siguiente página encontrarás todas las facturas generadas y podrás filtrarlas entre pendientes, pagadas o anuladas.
Independientemente de la opción que elijas, podrás:
1. Pasar el cursor sobre el ícono de correo electrónico para ver cuándo y a quién fue enviada la factura.
2. Reenviar la factura seleccionando Ver factura en Acciones de facturación o en el botón Acciones de la cita.
3. Hacer clic en Ver factura abrirá una nueva ventana donde podrás reenviarla por correo electrónico o SMS.
Verificar si una Factura Ha Sido Abierta
ZenMaid ofrece una plantilla de Notificación de Factura que indica si la factura fue abierta. Como esta notificación se envía al mismo tiempo que la factura, puede usarse para rastrear su estado de apertura.
Identificación Rápida de Citas con Facturas
Abre la página de Facturas Pendientes.
Bajo cada número de factura, verás una línea que dice "For a service on" seguida de la fecha y hora de la cita.
Abre una nueva pestaña y ve a la Vista de Lista.
Usa los filtros para encontrar citas pagadas o no pagadas dentro de un rango de fechas.
Compara las fechas y horas de la página de Facturas Pendientes con las citas en la Vista de Lista para confirmar cuáles tienen facturas asociadas.
Notas Adicionales
Las facturas deben generarse manualmente; este paso no se puede automatizar.
Una factura generada no puede editarse; debes anularla y crear una nueva.
Las propinas solo están disponibles si tienes un procesador de tarjetas conectado a tu cuenta de ZenMaid.
Si el correo del cliente no aparece automáticamente, asegúrate de que la opción Enviar correos automáticos a esta dirección esté habilitada en el perfil del cliente. Aun así, puedes añadir la dirección manualmente en el campo Seleccionar dirección de correo.
Todas las facturas se enviarán desde no-reply@zenmaid.com, a menos que configures tu propio correo de empresa (debes ser dueño del dominio).
También puedes escribir a support@zenmaid.com para recibir ayuda con este cambio.
Solución de Problemas
Si una factura se queda atascada en la pantalla de "cargando" al intentar enviarla, puede deberse a un problema con el proveedor de correo del destinatario. Específicamente, es posible que su proveedor haya bloqueado los correos de tu cuenta si fueron marcados como spam.
Para resolverlo:
Monitorea correos bloqueados: pide al cliente que verifique con su proveedor si los correos fueron bloqueados o marcados como spam.
Comunícate con el cliente: infórmale de la situación y sugiérele añadir tu dirección a su lista de remitentes confiables.
Reintenta el envío: una vez levantado el bloqueo, vuelve a enviar la factura desde ZenMaid. En la mayoría de los casos, esto soluciona el problema.
Palabras Clave:
Factura
Recibo
Envío de factura
Botón de acciones
Sección de facturación
Crear factura
Editar factura
Número de factura
Fecha de emisión
Fecha de vencimiento
Detalles del servicio
{{appointment.address}}
Descripción
Concepto
Mensaje de agradecimiento
Guardar factura
Enviar factura
Imprimir factura
Correo electrónico
CC
BCC
SMS
Facturas pendientes
Página de todas las facturas
Seguimiento de facturas
Filtrar facturas
Facturas pagadas
Facturas no pagadas
Anular factura
Reenviar factura
PDF
Estado de factura
Confirmación de pago
Propinas
Procesador de tarjeta de crédito
Correos automáticos
Firma del remitente
Plantilla de factura
Personalización de facturas
Soporte ZenMaid
Estado no enviado
Discrepancia de estado de factura
Registro de actividad de facturas